Een opgeruimde mailbox is fijn. Het is overzichtelijk, het werkt prettig en – heel belangrijk – het geeft rust. De eerste dag dat je na je vakantie terugkomt op kantoor is altijd zo’n moment dat je tegen een berg mails aankijkt. Ik had na een week vakantie maar liefst een paar honderd mails. Oh, my god! Gelukkig ben ik wel wat gewend en deel ik graag mijn tips over hoe je je mailbox weer opgeruimd krijgt na een vakantie.

Ja, daar staan ze dan. Een x-aantal e-mails die hoopvol op je wachten om geopend te worden. De één net even wat belangrijker dan de ander. Stress? Handen in het haar? No way! Met deze persoonlijke tips is jouw mailbox (net als de mijne) weer lekker opgeruimd.

Tip 1
Begin met de agenda-afspraken. Als secretaresse krijg ik veel e-mails binnen van nieuwe, gewijzigde, geaccepteerde of een geweigerde afspraken. Na een vakantieperiode loopt dat behoorlijk op. Geen nood! Al de geaccepteerde afspraken gaan bij mij  – met een one way ticket – naar de map ‘Afspraken’. Zo, dat ruimt lekker op! Door naar de gewijzigde afspraken. Heeft de afspraak al plaatsgevonden? Lucky guess, naar de map ‘Afspraken’. Moet de afspraak nog plaatsvinden, check dan kort of het een belangrijke wijziging is (bijv. tijd- of datumverandering) of dat er alleen wat informatie is toegevoegd (bijv. een notulen). Geen noemenswaardige wijziging? Verhuis de mail naar de map ‘Afspraken’. Wel een belangrijke wijziging? Laat de afspraak in je mailbox staan óf markeer de mail als taak zodat je hem moet opvolgen en versleep de mail(s) alsnog naar de map ‘Afspraken’. Ik vind het persoonlijk prettig om de mail in mijn mailbox te laten staan, zodat ik zie dat er nog iets mee moet gebeuren. Doe wat jij prettig vindt. Door naar de geweigerde afspraken. Dit zijn er vaak niet veel, maar toch zijn ze wel goed om even door te nemen. Bekijk wie waarom heeft geweigerd en of zijn of haar aanwezigheid noodzakelijk is. Is dit niet het geval dan kun je de mail archiveren. Is zijn/haar aanwezigheid wel gewenst, markeer de mail als taak of laat hem in je mailbox staan. Je zult later actie ondernemen. Tenzij de afspraak natuurlijk vandaag of morgen is. De laatste stap, de nieuwe afspraken. Vaak zijn deze afspraken zorgvuldig gepland en zijn de agenda’s op elkaar afgestemd. Het is meer een kwestie van checken en accepteren. Handel nieuwe afspraken direct af. Dit voorkomt dat er straks dubbele afspraken worden gepland en je voor verrassingen komt te staan. Plus je bent weer helemaal bij. Afspraken, check. Done!

Tip 2
Aangemeld voor al die leuke en interessante nieuwsbrieven en mailings? Als je helemaal bij bent met je mails heb je hier misschien tijd voor, maar nu even niet. DELETE! Of, als je ze ooit toch een keer wilt lezen, archiveer ze.

Tip 3
Een tip tussendoor: zet je afwezigheidsassistent op tijd aan. Deze tip kreeg ik van een zeer gewaardeerde collega (thanks!). Veelal weten je collega’s wel dat je op vakantie gaat, maar sturen ze je toch nog mails ter informatie of met verzoeken. Als je jouw afwezigheidsassistent alvast aanzet op de laatste werkdag voor je vakantie, scheelt dit erg veel. Dan heb je voldoende tijd om de laatste werkzaamheden voor je vakantie af te ronden. Als ze je echt nodig hebben, dan lopen ze vast wel even langs of bellen ze je op.

Tip 4
Werk met een CC-map. Bijna de helft van de e-mails zijn ter info. Om jou ook op de hoogte te stellen, ontvang je het welbekende CC’tje. Je mailbox kan er echt van overstromen. Hier is de tip! Werk met regels. Maak een regel aan in Outlook die alle CC-mails automatisch verplaatst naar een map. Deze map kun je dan 1 of 2 keer per dag doornemen. Scheelt een hoop vervuiling in je mailbox. Hoe je een regel aanmaakt, lees je hier. Overigens kun je ook regels aanmaken voor e-mails van specifieke personen (bijv. van je leidinggevende) of met een bepaald onderwerp (bijv. project ABC).

Tip 5
Filter/selecteer op afzender of op onderwerp. Zo zie je in één oogopslag of je meerdere mails over hetzelfde onderwerp of van dezelfde persoon hebt ontvangen. Delete, delete, delete! Als je de e-mail bewaart waar de gehele conversatie of alle informatie instaat, heb je voldoende. Opgeruimd staat netjes.

Tip 6
Werk van verleden naar heden én antwoord niet gelijk op een mail. Het is heel verleidelijk om met de meest recente e-mails te beginnen, maar dit werkt vaak averechts. Begin dus bij het begin, zo mis je ook geen belangrijke informatie. Probeer ook niet gelijk de eerste de beste e-mail te beantwoorden. Het kan zo maar zijn dat er al een vervolg op de e-mail is gekomen. Precies de reden dat tip 5 zo handig is.

Tip 7
Maak een to-do-list of takenlijst van de mails die je moet/wilt opvolgen. Kun je een mail binnen 2 minuten afhandelen, doen! Heb je er langer voor nodig, zet ‘m op je takenlijst. Zo werk je efficiënt en productief.

Ik hoop dat deze tips ook jou helpen bij het opruimen van je mailbox. Wat is jouw ultieme tip om je mailbox opgeruimd te houden?

Liefs,
Amanda

Foto door Viktor Hanacek.

Follow