Op vakantie gaan als ZZP’er is net even anders dan wanneer je voor een baas werkt. Jij bent je onderneming, dus als je besluit om er even tussenuit te gaan, dan liggen de werkzaamheden compleet stil. En geen werkzaamheden betekent geen inkomsten, toch? Tegenwoordig is het ‘gelukkig’ niet zo zwart wit als ik hier schets. Je kunt als ZZP’er prima op vakantie gaan om even tot jezelf te komen, terwijl in de tussentijd de werkzaamheden gewoon doorgaan. Dat weet ik inmiddels uit ervaring, want als deze blog online komt, ben ik in Noorwegen! Hoe ik ervoor zorg dat ik als ZZP’er onbezorgd en met een gerust hart op vakantie ga, deel ik graag met je.

Nieuwsbrief naar opdrachtgevers

Tenzij je een last minute boekt, komt een vakantie niet uit de lucht vallen. Vaak weet je wel een langere periode van tevoren wanneer je op vakantie gaat. Dat geef je de mogelijkheid om je opdrachtgevers op tijd te informeren over je geplande vakantie. Zelf heb ik mijn opdrachtgevers ongeveer 1,5 maand van tevoren via een nieuwsbrief geïnformeerd. Dit gaf me gelijk de mogelijkheid om een onlangs gerealiseerd project onder de aandacht brengen en daarnaast een blog te delen met daarin veel waardevolle informatie. Het resultaat? Ik kreeg allemaal leuke reacties van mijn opdrachtgevers van ‘Wat tof dat je naar Noorwegen gaat!’ tot ‘Oh, fijn dat je ons zo informeert, dan kunnen we er rekening mee houden’.

Inventarisatie van opdrachtgevers en werkzaamheden

Ik heb natuurlijk verschillende opdrachtgevers in verschillende branches. Dat maakt elke opdrachtgever ook zo leuk! Elk bedrijf is anders en dat vind ik heerlijk. Dat betekent trouwens ook dat de werkzaamheden die ik uitvoer van opdrachtgever tot opdrachtgever verschillen. Voor de één regel ik elke maand het social mediabeheer en voor de ander schrijf ik (website/blog/brochure)teksten en ga zo maar door. Dat betekent ook dat niet elke opdrachtgever er direct ‘hinder’ – bewust tussen twee aanhalingstekens – van ondervindt als ik als ZZP’er op vakantie ben.

Daarom inventariseer ik per opdrachtgever welke werkzaamheden er gepland staan voor de periode dat ik op vakantie ben, plus een week extra. Dat geeft me de mogelijkheid om vooruit te werken en al veel werk voor te bereiden. Het feit dat ik vooruitwerk geef ik ook aan bij mijn opdrachtgevers, zodat ook zij daar rekening mee kunnen houden. Soms heb ik input nodig en soms vinden opdrachtgevers het prettig om de voorbereide berichten of andere zaken nog even door te lopen. Daar hebben we dan nog voldoende tijd voor.

Virtual Assistent regelen

Wat ik persoonlijk gewoon heel belangrijk vind, is dat ik als ZZP’er altijd bereikbaar ben voor opdrachtgevers, ook op vakantie. Nouja, altijd… ik bedoel dat ik tijdens mijn vakantie niet van de aardbodem verdwenen ben en dat opdrachtgevers nog steeds in geval van nood contact kunnen opnemen. Of zich in elk geval tot iemand kunnen wenden die belangrijke zaken oppakt als dat nodig is. Daarom heb ik een Virtual Assistent ingehuurd. Als opdrachtgevers mij e-mailen dan krijgen ze in de periode dat ik op vakantie ben een automatische e-mail van mijn afwezigheidsassistent waarin ik naar mijn Virtual Assistent verwijs voor dringende zaken. Zij is als het ware een drempel die beoordeelt of zaken echt dringend zijn en dat geeft mij veel rust. Als er echt iets dringend is, voert zij de werkzaamheden uit. Kan ze dit niet zelf uitvoeren, dan geeft ze mij een seintje.

Goed om te weten is dat je als ZZP’er wettelijk verplicht bent om een verwerkersovereenkomst af te sluiten met bijvoorbeeld een Virtual Assistent. Deze krijgt namelijk persoonsgegevens onder ogen die MAB Media verwerkt en nodig heeft om werkzaamheden van opdrachtgevers uit te voeren. Op deze manier garandeer ik mijn opdrachtgever dat hun persoonsgegevens zorgvuldig worden behandeld. Als je meer wilt weten over de AVG en verwerkersovereenkomsten, dan tip ik je graag over de blog van Charlotte’s Law: ‘AVG en Verwerkersovereenkomsten: wat moet je regelen?‘.

Afwezigheidsassistent instellen

Net gaf ik het al even aan: als opdrachtgevers mij e-mailen, ontvangen ze automatisch een e-mail van mijn afwezigheidsassistent. In deze e-mail vertel ik dat ik op vakantie ben (met begin- en einddatum) en verwijs ik voor dringende zaken naar mijn Virtual Assistant, voor haar heb ik een speciaal e-mailadres aangemaakt (bijv. naam@mabmedia.nl). Dit vind ikzelf een professionelere uitstraling hebben, dan wanneer opdrachtgevers mijn VA via een apart e-mailadres moeten mailen.

Voor mijn VA is het trouwens ook heel fijn, want zij houdt haar zakelijke correspondentie mooi gescheiden. Zodra mijn vakantie is afgelopen wijzig ik het wachtwoord voor dit e-mailadres en is haar toegang opgeheven. Als ik opnieuw van haar diensten gebruik wil maken, kan ik haar de nieuwe inloggegevens toesturen en voilà, ze kan weer aan de slag.

Je las het misschien al even tussen de regels door: ik laat mijn e-mails niet automatisch doorsturen naar mijn VA. Dit heb ik bewust zo gedaan, omdat ik het prettiger vind als zij zaken als facturen en offertes niet onder ogen krijgt. Dit klinkt misschien een beetje zwaar, maar zij heeft eigenlijk ook helemaal niets aan deze informatie. Ze kan er niets mee. Het zou eigenlijk alleen maar voor vervuiling in haar mailbox zorgen. Bovendien hoeft ze niet met elk mailtje direct iets te doen. Als opdrachtgevers mij een mail sturen die ikzelf na mijn vakantie ook kan oppakken, dan hoef ik haar daar niet mee te belasten. Want elke minuut die zij besteedt aan MAB Media, betekent meer kosten voor mij.

Updates tijdens vakantie

En als ik dan eindelijk lekker op vakantie ben, bijvoorbeeld zoals nu in Noorwegen, dan wil ik ook echt op vakantie zijn. Toch neem ik wel altijd laptop mee. Ik hoef niet elke dag mijn mails te checken, maar om de paar dagen vind ik het wel fijn om even te kijken wat er speelt. Ook heb ik aan mijn VA gevraagd om een paar keer per week te laten weten hoe het gaat. Zijn er gekke dingen? Loopt alles op rolletjes? Mijn onderneming is een wezenlijk onderdeel van mij en dan is het prettig om niet helemaal die verbinding te verliezen. Ze stuurt me via WhatsApp dan even een kort berichtje om de zoveel tijd: ‘Alles OK hier, geniet van je vakantie!’. En dan ben ik weer helemaal happy en gerustgesteld.

Op vakantie gaan als ZZP’er heeft dan wel iets meer voeten in de aarde dan wanneer je voor een baas werkt, maar het fijne is vooral dat je alles zelf kunt bepalen. Nee, je trekt niet de deur even 2 weken achter je dicht zonder verder enig bericht, maar daarentegen is de band die je met opdrachtgevers hebt veel hechter en het zal je verbazen hoe begripvol mensen zijn. Ze snappen echt dat ook jij als ZZP’er vakantie nodig hebt om vervolgens weer met nieuwe energie aan de slag te gaan. Dat komt hen immers ook ten goede, nietwaar? 😉

Liefs,
Amanda

Deze artikelen vind je denk ik ook leuk om te lezen:

• 5 tips voor een startende ondernemer
• Het meest rare sollicitatiegesprek wat ik ooit hebt gehad
• Trucjes die ik gebruik om mijn zakelijke outfit een twist te geven

Foto’s in dit artikel door Mimi Roos.